Jak napisać bazę wiedzy dla chatbota —Template + checklist do pobrania

Najczęściej pytanie: "Co dokładnie mam wpisać do bota?"

Odpowiedź: Wszystko to, co mówisz do każdej nowej klientki.

To jest Twoja baza wiedzy. Jeśli ją napiszesz dobrze — bot będzie lepszym sprzedawcą niż Ty (bo nigdy się nie znudzi, nigdy nie zapomnni, zawsze jest w dobry nastroju).

Jeśli napiszesz ją źle — bot będzie nudziarą, który powtarza głupoty.

Oto jak zrobić to dobrze.

Co zawiera dobra baza wiedzy

1. Opis usług (co dokładnie robisz)

Nie:

"Manicure hybrydowy"

Tak:

"Manicure hybrydowy — to naturalny wzrost Twoich paznokci + lakier hybrydowy na górze.
Efekt: paznokcie wyglądają jak naturalne, ale błyszczą i są odporniejsze.
Czas trwania: 90 minut (pierwszy raz 120 minut)
Cena: 120 zł
Trwałość: 3-4 tygodnie, później trzeba uzupełnianie (dodata 60 zł, 45 minut)
Jak przygotować się: przyjdź ze złuszczoną skórą (jeśli wiesz co to, jeśli nie — my się zajmiemy)
Po zabiegu: czekaj 2 godziny zanim zmoczysz ręce, unikaj silnych detergentów przez tydzień
Przeciwwskazania: jeśli bierzesz leki na paznokcie (powiedz nam), jeśli masz grzyb — leczyć trzeba najpierw"

Czemu? Bo w drodze na wizytę klientka pyta sobie w głowie 10 rzeczy. Jeśli wpisujesz odpowiedzi na wszystkie — naprawdę jej pomagasz, a nie tylko sprzedajesz.

2. Cennik (dokładne liczby, nie zakresy)

Nie:

"Manicure od 80 do 150 zł"

Tak:

"Manicure — 80 zł (zwykły)
Manicure hybrydowy — 120 zł (pierwszy raz, potem 60 zł uzupełnianie)
Manicure żelowy — 100 zł
Manicure z wzorem — +30 zł
Manicure męski — 65 zł"

Czemu zakresy są złe? Bo klientka czyta "od 80" i myśli że to będzie 80, a potem się rozczarowuje.

3. Godziny otwarcia i dostępność

"Poniedziałek-piątek: 9:00-19:00
Sobota: 10:00-18:00
Niedziela: zamknięte
Ostatnia rezerwacja: godzinę przed zamknięciem

Wakacje:
- 20-25 lipca: zamknięte
- 15-31 sierpnia: otwarte, ale niektórzy pracownicy w urlopie (czekaj dłużej)"

Czemu to ważne? Klientka pyta o 22:00 — chce wiedzieć kiedy może przyjść jutro. Dokładne godziny = nie marnujesz jej czasu.

4. Informacje o specjalistce/specjaliście

"Zabieg przeprowadza:
- Dorota (15 lat doświadczenia, specjalizacja: zabiegi twarzy, available codziennie)
- Marta (8 lat, specjalizacja: manicure artystyczne, nie pracuje w poniedziałki)"

Czemu? Stała klientka może prosić o konkretną osobę. Nowa klientka wie, na kogo czekać.

5. Przeciwwskazania (każde, które wiesz)

To jest ważne. Bot powinien filtrować klientki, które nie powinny robić zabiegu.

"Botox — przeciwwskazania:
- Ciąża (czekaj do końca karmienia)
- Leki na krew (Xarelto, Warfarin, Aspirin — czekaj 3 dni)
- Uczulenie na toksynę botulinową (bardzo rzadkie)
- Świeża grypa (czekaj tygodnia — bo gry boli i będziesz niezadowolona)
- Zabiegi laserowe w tym samym tygodniu (czekaj 7 dni)

Jeśli masz któreś z tych — napisz do nas, omówimy czy jest sposób."

Czemu? Bot filtruje potencjalne problemy przed wizytą. Ty nie będziesz miała niegodna klientki, która miała przeciwwskazania.

6. Instrukcje przed zabiegiem

"Przed manicure hybrydowym:
- Nie noś żadnego lakieru (przyjdź z czystymi paznokciami)
- Nie depiluj się 48h przed (czeka, żeby skóra się uspokoiła)
- Nie pij alkoholu wieczorem przed
- Najlepiej spędzić 2h na relaksie — zabieg wymaga siedz bez ruchu

Przed peelingiem:
- Nie noś makijażu
- Nie pracuj na słońcu 24h przed (jeśli pracowałaś — daj spermu)"

Czemu? Lepsze efekty zabiegu, jeśli klientka przyjedzie przygotowana.

7. Co robić po zabiegu

"Po botoksie:
- Pierwsze 4 godziny: nie pochylaj się, nie dotykaj twarzy, staraj się trzymać twarz prostą (żeby toksyna się rozmieściła)
- 24h: bez alkoholu, bez sauny, bez sportu
- 3 dni: unikaj silnych masaży twarzy
- Efekty widoczne po: 3-7 dni (pełny efekt za 2 tygodnie)
- Trwałość: 3-4 miesiące

Po manicure hybrydowym:
- Czekaj 2 godziny zanim coś zrobisz (żeby lakier się całkowicie twardy)
- Unikaj gorących przedmiotów przez 24h
- Nie noś rękawiczek przez 6 godzin (żeby się ostudziło)"

Czemu? Zadowolona klientka = powraca. Niezadowolona (bo robiła coś źle) = nie wraca.

8. FAQ odpowiadająca na konkretne obawy

"Czy to boli?
Manicure hybrydowy — nie boli, czujesz ciepło od lampy.
Botoks — czujesz leciutkie ukłucia (jak komar), na skali 1-10 to 2/10.
Peeling — może być uczułem pieczenia przez kilka sekund.

Czy będę wyglądać dziwnie po zabiegu?
Botoks — przez 48h może być lekki obrzęk (wygląda jak zapalenie), potem wszystko normalne.
Peeling — przez 3 dni będzie szaroszczawa skóra (to się złuszcza), po tym fantastycznie.

Czy mogę działać zaraz po?
Manicure — owszem, ale czekaj aż będzie suche (1h).
Botoks — tak, ale nie prowadź samochodu przez 2h (może być zawroty), nie pochylaj się.

Czy to trwałe?
Wszystko jest tymczasowe — efekty znikają. Dlatego robisz co 3-4 miesiące.
Jeśli chcesz efekt stały — są zabiegi seryznieje (powiedz, opowiemy)."

To pytania, które każda nowa klientka myśli sobie, ale nie zawsze je pyta.

9. Jak rezerwować / co się stanie na wizycie

"Jak się rezerwować:
1. Kliknij 'Zarezerwować'
2. Wybierz usługę (np. Manicure hybrydowy)
3. Wybierz datę i godzinę
4. Podaj imię, numer telefonu
5. Potwierdź — SMS z rezerwacją pójdzie za chwilę

Jeśli coś nie widzisz dostępne — napisz do nas, możemy dodać termin.

Co się stanie na wizycie:
1. Przyjdziesz 10 minut wcześniej
2. Podpiszesz zgodę RODO + historię zdrowia (szybkie pytania)
3. Czekasz 2 minuty w poczekalni
4. Idziesz do kabinetu, siedzisz, odpoczywaing
5. Zabieg (90 minut)
6. Zapłacisz (karciła, transfer, gotówka)
7. Umówimy następną wizytę
8. Wychodzisz piękna"

Czemu? Nowa klientka nie wie co ją czeka. Redukcja strachu = więcej rezerwacji.

Template do copy-paste

=== BAZA WIEDZY DLA [TWOJA BRANŻA] ===

1. GŁÓWNE USŁUGI
- Usługa 1: [opis, cena, czas, trwałość]
- Usługa 2: [opis, cena, czas, trwałość]
- Usługa 3: [opis, cena, czas, trwałość]

2. CENNIK
- [Wylicz wszystkie]

3. GODZINY
- Poniedziałek-[Dzień]: [Godziny]
- Specjalne: [Np. wakacje, dni wolne]

4. ZESPÓŁ
- [Imiona, doświadczenie, specjalizacje]

5. PRZECIWWSKAZANIA
- Dla każdej usługi: [Lista]

6. PRZYGOTOWANIE
- Przed zabiegiem: [Co robić]

7. PO ZABIEGU
- Po zabiegu: [Co robić]

8. FAQ
- "Czy to boli?" [Odpowiedź]
- "Czy będę wyglądać dziwnie?" [Odpowiedź]
- [5-10 kolejnych pytań]

9. REZERWACJA
- "Jak się rezerwować?" [Kroki]
- "Co się dzieje na wizycie?" [Kroki]

Błędy, których nie chcesz popełnić

Błąd 1: Baza za krótka

"Manicure — 80 zł"

Bot nie ma kontekstu. Gdy klientka pyta "ile kosztuje", bot mówi "80 zł" — ale jest jeszcze 20 pytań, które ona sobie zadaje.

Rozwiązanie: Min. 150 słów na usługę.

Błąd 2: Niejasne ceny

"Manicure od 80 zł"

Klientka czyta "od 80" — myśli że to 80. Potem się rozczarowuje.

Rozwiązanie: Dokładne ceny, bez "od".

Błąd 3: Brak instrukcji przed/po

Bot: "Przyjdź jutro o 14:00" Klientka przyjdzie, wszystko robi źle, efekt średni → nie wraca.

Rozwiązanie: Każda usługa ma instrukcje.

Błąd 4: Baza pisana dla robotów

"Manicure hybrydowy (MHY-001) — procedura obróbki paznokci z użyciem lakieru hybrydowego (LH-XZ-200)"

Czytaj normalnie, dla człowieka.

Błąd 5: Baza nie aktualizowana

Wpiszesz baza 3 miesiące temu, teraz ceny się zmieniły — bot dalej mówi stare ceny.

Rozwiązanie: 1x w miesiącu przejrzyj bazę, update jeśli trzeba.

Checklist przed wdrożeniem bota

• Wszystkie usługi opisane (min. 100 słów każda)
• Cennik kompletny (żaden wyjątek)
• Godziny otwarcia dokładne
• Przeciwwskazania wymienione (każde, które znasz)
• Instrukcje przed zabiegiem (dla każdej usługi)
• Instrukcje po zabiegu (dla każdej usługi)
• FAQ zawiera 10+ pytań
• Baza pisana normalnym językiem (nie tech-speak)
• Przetestowałaś — zapytałaś bota to samo, co Ty byś odpowiedziała
• Pokazałaś zespołowi — pozwolili zmienić coś dla nich ważnego

Jeśli wszystkie punkty są zielone — bot będzie dobry.

---

FAQ

P: Ile powinno być informacji w bazie? O: Tyle, ile mówisz do każdej nowej klientki. Jeśli w tracie pierwszego spotkania mówisz 500 słów — baza powinna mieć 500 słów.

P: Jak często trzeba aktualizować bazę? O: Minimum 1x na kwartał (zmiany cen, godziny). Ideałnie 1x na miesiąc.

P: Co jeśli bot pyta coś, czego nie ma w bazie? O: Bot mówi "dobre pytanie, zaraz się dowiem" i prosi o numer — Ty oddzwaniasz, odpowiadasz, bot uczy się.

P: Czy mogę kopiować treści z internetu? O: Możesz czerpać inspirację, ale pisz swoimi słowami. Bot powinien brzmieć jak Ty, nie jak opisy z wikipedii.

---

Gotów do napisania bazy? Napisz do nas, pokażemy co dodać dla Twojej branży.